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Paperless: o impacto da digitalização para os negócios empresariais

Em: Por: Lenise Ipiranga

Por Magno Alves *

A busca por operações otimizadas, maior produtividade e menor custo, tem sido pauta prioritária na agenda das companhias. Neste sentido, o conceito de paperless (sem papel), que visa eliminar ou reduzir substancialmente o uso e a produção de informações em papel, tornou-se uma das iniciativas mais utilizadas e debatidas pelas empresas na jornada de evolução digital.

De acordo com um levantamento realizado pela Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), os gestores de uma companhia perdem uma média de quatro semanas, por ano, na tarefa de procurar informações em documentos físicos, e 7,5% do total de um expediente, todos os dias, é despendido nesta função. Além disso, a pesquisa aponta que as empresas perdem de 3% a 5% de seus arquivos físicos anualmente.

Com este cenário, fica evidente que as organizações que optam por não investirem em tecnologias avançadas de digitalização, ainda demandam de ações que atrasam o trâmite de uma série de procedimentos. Portanto, implementar a cultura paperless, além de garantir benefícios, possibilita a otimização de diversas atividades que antes poderiam ser consideradas inviáveis.

Possibilidades e benefícios

Ao desenvolver uma estratégia paperless em uma companhia, um dos primeiros impactos está relacionado à segurança e a disponibilidade dos dados, uma vez que, estando em formato digital, podem ser acessados de maneira mais segura, em conformidade com as exigências da LGPD, com maior confiabilidade e tornam-se disponíveis 24 horas por dia. Dessa forma, não é mais necessário solicitar que um colaborador ou até mesmo um transporte se desloque para buscar um arquivo.

A disponibilidade permite ainda que os arquivos tenham acesso simultâneo, ou seja, se diferentes pessoas ou setores precisarem de uma mesma informação, ou de informações diversas que se encontram no mesmo arquivo, não será preciso aguardar uma utilizar o arquivo para que a outra possa acessá-lo, pois ele estará disponível simultaneamente a todos, garantindo uma economia significativa de tempo.

Em uma realidade de crescimento no armazenamento de dados, localizar as informações com rapidez passa a ser uma tarefa tão importante quanto guardá-las. Uma vez digitalizado e catalogado o documento, é possível a qualquer interessado localizar facilmente a informação, reduzindo o tempo de procura para poder executar determinada atividade.

A perda dos arquivos também é um gargalo que pode ser solucionado por meio do paperless. Com arquivos físicos, por exemplo, não é raro ocorrer a perda ou a perda provisória – quando há certa demora em localizar documentos –, podendo acarretar prejuízos de diferentes proporções às empresas, dependendo da situação ou da importância do arquivo perdido.

Meio ambiente

Além dos benefícios diretos aos negócios, a redução do consumo de papel por si só também é uma vantagem ambiental de grande impacto. Segundo dados da WWF Brasil, a produção de uma tonelada de papel novo consome de 50 a 60 eucaliptos e 100 mil litros de água. Portanto, com a diminuição do consumo, há em conjunto um desestímulo da extração e, consequentemente, a redução do incentivo para que as empresas produzam mais papel.

No mesmo sentido, armazenar papel, muitas vezes, demanda um amplo espaço, bem como um transporte para se ter acesso a estes arquivos. Logo, outro impacto positivo é a redução da poluição de espaços nas cidades. Além do mais, o custo também é um fator chave para as empresas no processo de digitalização.

Vale ressaltar que o papel é caro e a despesa com seu transporte também é alta, o que resulta em menos verba para investimentos em inovação ou outras questões estratégicas. Por isso, por mais que o custo inicial da digitalização pareça oneroso no balanço financeiro, a médio e longo prazo, certamente, trará benefícios financeiros e operacionais significativos, além de refletir na satisfação dos clientes.

Maturidade digital e os desafios das empresas

Para que uma estratégia paperless seja implementada da maneira mais efetiva, as empresas devem enfrentar alguns desafios, mais comumente divididos em quatro pilares: alta gestão, líderes e equipe, fornecedores e clientes.

Nenhuma mudança se faz em uma companhia sem que haja o apoio da alta gestão, seja por conta da verba, aprovação ou incentivo. Após o consentimento da gestão, é imprescindível que sejam oferecidos treinamentos aos líderes e suas equipes a fim de deixá-los alinhados às novas tecnologias que serão implementadas em seus processos de trabalho.

Porém, de nada adianta realizar a evolução digital na companhia e não verificar se os parceiros e fornecedores possuem essa mesma preocupação. É importante que eles estejam abertos a, no mínimo, prestarem apoio externo para que a empresa consiga realizar as devidas transformações digitais internas. Por outro lado, é primordial estar alinhado às expectativas dos clientes, a fim de atender ao devido público da organização com mais assertividade.

Atualmente, cada empresa encontra-se em um diferente estágio de maturidade digital. Algumas estão enfrentando o processo de digitalização, passando diversos documentos físicos para o digital e já realizando novos processos, com informações totalmente digitalizadas. Outras, podem já estar nascendo com o conceito 100% paperless e adotando uma operação sem papéis. Existem empresas ainda que, por terem um histórico muito grande, possuem alguns documentos que não podem ser descartados, ou outras que, por lei, precisam manter alguns arquivos em formato físico.

De toda forma, o fato é que a adoção da cultura paperless traz benefícios incontáveis, acelera a jornada de evolução digital e otimiza os processos operacionais, alavancando os negócios das empresas. É preciso apenas que cada organização identifique qual é o seu estágio de maturidade digital e quais gargalos precisa solucionar, para então, aplicar da maneira mais adequada a estratégia paperless em seu ambiente empresarial.

* Magno Alves é membro efetivo da Comissão Especial de Privacidade e Proteção de Dados na OAB-SP e gerente de BPO Jurídico no Grupo Benner.

Fotos:  Divulgação 

Qual o seu papel na construção de um futuro sustentável?

Em: Por: Lenise Ipiranga

* Por Cristiana Xavier de Brito

Estamos vivendo um período sem precedentes e que nos tem feito refletir sobre como seguir adiante. Foi necessário se reorganizar e estabelecer novos métodos de trabalho para manter os negócios ativos e atrativos. Este momento também mostrou o quanto a sustentabilidade é importante, para o mundo e para as empresas. Não faz tanto tempo, ainda se discutia sobre criar uma área de sustentabilidade e como isso teria impacto nos negócios. Mas hoje podemos afirmar que a sustentabilidade é o próprio negócio.

A sustentabilidade segue sendo uma das principais preocupações da sociedade, com consumidores que dão preferência por organizações que evidenciem em suas atuações os pilares social, ambiental e o econômico. Muitas empresas ainda enfrentam o desafio em manter essas três frentes ativas para os diferentes públicos de interesse das organizações, incluindo investidores que estão cada vez mais atentos a essa questão. Mas como devemos nos preparar para seguir na construção de uma estratégia de negócios sustentável e assertiva? Todas as empresas estão prontas para isso? E se ainda não foi dado o primeiro passo em busca da sustentabilidade dentro da empresa, é possível começar agora?

A boa notícia é que sim. A sustentabilidade é uma jornada, e é preciso entender cada empresa e cada cadeia produtiva para buscar as melhorias incessantemente.

Neste sentido, há 15 anos, foi criada a Fundação Espaço ECO, instituída e mantida pela BASF, que promove o desenvolvimento sustentável no ambiente empresarial e na sociedade. Com uma equipe capacitada e especializada, a instituição elabora projetos de consultoria personalizados que mensuram os impactos econômicos, sociais e ambientais, de processos e produtos de uma organização, isso tudo sob a ótica da sustentabilidade. E o resultado desta consultoria não poderia ser diferente, com um direcionamento claro, a organização pode identificar seus pontos sensíveis e como traçar uma estratégia para fortalecê-los.

Atuando nos mais diferentes setores e com sua experiência, a Fundação identificou as principais tendências da sustentabilidade corporativa e quais devem guiar as discussões nos próximos anos. São eles: cadeia de valor responsável, capital natural, bioeconomia e economia circular.

Reafirmo a importância do diálogo e da troca de experiência e, celebrando os 15 anos da Fundação, foram realizados eventos abertos ao público, nos quais foi possível debater com representantes de empresas, instituições, especialistas e formadores de opinião o futuro da sustentabilidade corporativa e seus desafios. Vimos cases e estratégias e a relação com a performance organizacional, ainda mais neste período que estamos passando, além de reforçar que o tema está “quente” dentro das companhias. No meu caso, que estou muito envolvida com o assunto sustentabilidade no mundo corporativo, é muito gratificante ver isso de fato se tornando realidade.

O que temos como certo é que a sustentabilidade empresarial ainda vai trazer novas formas de conectar os recursos naturais, os bens de capital aos bens de consumo, conectando o capital natural com as demandas de mercado e criando cadeias de fornecimento mais responsáveis. Para isso, é necessário nos manter ativos e atuantes para auxiliar a todos que estão nesta mesma caminhada a acompanhar as tendências e estar alinhados com as demandas, permitindo que todos tenham êxito e conquistas.

Saliento mais uma vez a importância para que as empresas insiram a sustentabilidade nos seus negócios, aqui estamos falando de um número crescente de organizações de todos os portes, e que possam contar com a troca de experiências e o apoio de entidades como a FEE. Afinal, essa é uma demanda que está cada vez mais presente no nosso dia a dia, tanto que estudo recente do Pacto Global apontou que 92% dos CEOs acreditam que sustentabilidade é fator crítico para o sucesso da empresa, porém, apenas 48% estão integrando sustentabilidade na operação.

Temos um longo caminho a percorrer e não podemos desistir ou nos desviar do nosso objetivo. O mais importante é saber que não estamos sozinhos e que não seremos bem-sucedidos se não compartilharmos experiências. Juntos, podemos traçar estratégias e até encontrar soluções que corroborem com o sucesso e benefícios de todos. A pergunta que faço agora é: você está preparado para não desistir e seguir adiante?

* Cristiana Xavier de Brito, diretora de Relações Institucionais e Sustentabilidade da BASF América do Sul e Conselheira da Fundação Espaço ECO

Seis ações para reduzir as incertezas na era pós covid-19

Em: Por: Cesar Augusto de Oliveira

Por Rodrigo Castro*

Com a expectativa de início da retomada à nova normalidade, pós pandemia da covid-19 no Brasil, é hora das empresas se estruturarem para reduzir os impactos desta freada brusca que o mundo e os negócios sofreram. É certo que esta crise não passará como num passe de mágica.

Reflexos serão sentidos por muitos meses, ou melhor, anos. Alguns deles, previsíveis e cujos impactos podem ser minimizados ou tratados. Outros, imprevisíveis, o que reforça ainda mais a necessidade da estruturação de mecanismos de gestão de crises e riscos continuamente. Analisando este cenário, listei seis ações para reduzir as incertezas nesta era pós-Covid.

1. Reavalie os riscos de serviços e fornecedores essenciais: após a crise, seus fornecedores estarão preparados para continuar operando com você? Muitos parceiros enfrentaram problemas severos de caixa, liquidez, ruptura de fornecimento de insumos e reestruturação do modelo de trabalho, que podem impactar o seu negócio. As obrigações trabalhistas foram cumpridas? Os tributos e encargos foram pagos? A equipe em trabalho remoto dos seus parceiros está lidando com as suas informações de forma segura? O seu parceiro tem caixa para manter a empresa operando? Essas e outras dúvidas podem ser respondidas por meio de uma análise de riscos de fornecedores, que deverá ser feito periodicamente para os parceiros mais críticos.

2. Tenha estruturas de trabalho flexíveis: com a redução drástica das operações e queda de receita, muitas empresas precisaram recorrer aos socorros governamentais para redução de folha de pagamento e horas de trabalho para readequar o tamanho da empresa à situação atual. Se antes o uso intensivo de capital humano compensava investimentos em tecnologia e investimentos em produtividade, agora o cenário impôs rapidamente outra realidade.

Neste sentido, executivos estão repensando se é necessário manter estruturas internas inflexíveis para operações que poderiam ser moldadas de acordo com a necessidade do negócio. E, geralmente, essas áreas são as de suporte, as quais recebem pouco investimento para melhorias e aumento da produtividade, o que poderia ser terceirizado ajustando as operações e otimizando sua eficiência para amortecer as variações do mercado. Uma alternativa rápida é avaliar o potencial de terceirização de áreas para subsidiar a tomada de decisão.

3. Automatize e digitalize a sua operação: as grandes empresas possuem lajes imensas, recheadas de pessoas em frente a seus computadores. Você já parou para pensar o que todas estão fazendo? Em grande parte, são trabalhos repetitivos e automáticos. Basta passar pelas telas para notar ERPs abertos para preenchimento de campos, coleta de dados para alimentar planilhas em Excel, dados de documentos físicos sendo digitados em sistema e outras atividades sem qualquer geração de valor para a organização e para o colaborador.

Todos esses trabalhos repetitivos podem ser substituídos por tecnologias baratas e eficientes, trazendo um potencial de automação de processos ou áreas, que podem suportar na tomada rápida de decisão. Estes assuntos ainda estão circunscritos à área de TI, mas no cenário atual, este tema passa a ser estratégico.

4. Estruture suas ações de gestão de crises: alguns executivos desengavetaram seus manuais de gestão de crises e planos de continuidade de negócios. Porém, muitos deles não tinham estes processos estruturados nas empresas. A fricção no processo foi grande. Muitas reuniões, busca pelos responsáveis para a tomada das decisões, contingências não programadas, recursos indisponíveis e outros problemas. A crise mostrou que os planos de recuperação e continuidade não são só teoria. Devem ser feitos e revisitados periodicamente. Isto garante que a empresa esteja preparada para os imprevistos, independentemente de quais sejam.

5. Reforce a segurança de informação: o ambiente controlado dos escritórios, com infraestrutura e tecnologia dedicada para manter a segurança da informação da empresa ainda é suscetível a fragilidades, que expõem os dados das organizações. Imagine quando há ruptura deste controle e os colaboradores passam a trabalhar de forma pulverizada, acessando os dados da empresa por redes domésticas, em computadores pessoais e em ambientes compartilhados por outros familiares? E os dados pessoais coletados pela empresa sem o devido tratamento? Isto abre espaço para mais vulnerabilidades que podem levar, no extremo caso, por exemplo, à interrupção de serviços por ataques hackers.

As empresas foram forçadas a aumentar seu nível de maturidade em segurança de informação e a vigilância deve ser constante, seja pela gestão das vulnerabilidades que surgem a cada dia nos sistemas e softwares utilizados, seja pelo monitoramento 24/7 de incidentes, no qual a velocidade da reação faz toda a diferença da minimização dos impactos.

6. Repense as áreas de auditoria, compliance e controles internos: em momentos de crise, a tendência dos executivos é primeiramente desmobilizar áreas que não geram receita ou não estão ligadas à atividade primária da organização. Neste cenário, as estruturas de gestão de riscos, auditoria e compliance sofrem mais rapidamente, comprometendo os controles dos processos que evitam riscos de perdas, desvios, fraudes, erros, multas ou atos ilícitos.

Em um cenário de pressão situacional, colaboradores podem ter salários reduzidos, descontentamento com as novas políticas de trabalho e flexibilização de controles por conta do home office. A falta de monitoramento pode acarretar problemas futuros para a organização. Uma opção é a terceirização de atividades da segunda e terceira linha de defesa, assim como é possível lançar mão de tecnologias como a auditoria contínua com base em dados, a mineração contínua de processos para prevenção e detecção constante de erros e desvios e outros mecanismos que barateiam e são mais eficazes na manutenção dos controles operacionais.

A gestão de riscos na retomada deve ser tratada com a seriedade que a realidade atual impõe. As organizações não voltarão a ser como eram. O novo normal poderá trazer muitas oportunidades que, se bem exploradas, poderão levar as empresas a patamares mais elevados de eficiência e produtividade, sem abrir mão de controles e monitoramento dos riscos.

*Rodrigo Castro é diretor de riscos e performance na ICTS Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.

Foto: Divulgação

Da floresta amazônica para o tapete vermelho do Oscar

Em: Por: Cesar Augusto de Oliveira

Em seu sétimo destino, a Expedição #AquiTemSebrae desembarcou em Cruzeiro do Sul, no Acre (a 635 quilômetros da capital, Rio Branco), para conhecer a história do artesão e empresário Maqueson Pereira da Silva. Com uma técnica singular de marchetaria, ele vende suas obras para países de todos os continentes e já expôs em cidades como Paris, Tóquio, Nova Iorque, Milão e Londres. No Oscar de 2017, teve uma de suas clutches (bolsas de mão), usada pela estilista Stacy London.

Mas o início dessa trajetória de sucesso não foi nada fácil. Do local onde vivia, no Seringal Flora, até a cidade mais próxima na época – Porto Walter/AC, eram três dias de viagem de barco. Maqueson nasceu no seringal no final dos anos 50 e aprendeu a ler com seu avô, que era cego. Trabalhava com o pai na extração do látex das seringueiras e já entalhava a madeira, construindo barcos e instrumentos musicais. “Minha família veio do Ceará no auge do ciclo da borracha. E a gente vivia muito isolado. Ao mesmo tempo que a gente tinha tudo, tinha a natureza, a gente estava distante de tudo”, lembra.

Maqueson só iniciou os estudos formais aos 14 anos, quando saiu do seringal e ingressou em uma escola coordenada por padres missionários alemães. Devido a seu destaque em disciplinas como língua portuguesa e alemã, matemática e teologia, foi transferido do Acre para estudar no Instituto Liebermann, na cidade de Salete, em Santa Catarina. O seminário exigia que, além dos estudos formais, o aluno desenvolvesse alguma habilidade manual. Ele, então, optou pelo trabalho com a madeira, tão íntima dos seus tempos de floresta. Começou a construir móveis e utensílios e, intuitivamente, a desenvolver quadros usando a marchetaria, o que chamou a atenção do responsável pelos seus estudos, Guilherme Schüler, padre alemão, que logo lhe apresentou os detalhes históricos e artísticos daquela técnica, estimulando seu aprendizado e desenvolvimento.

Arte com madeira colorida natural

A marchetaria é a técnica de se utilizar lâminas de madeira recortadas e aplicadas de forma minuciosa, formando figuras. No caso da Marchetaria do Acre, os conhecimentos de Maqueson em botânica o permite utilizar em sua arte mais de 150 espécies de madeiras e raízes, obtendo colorações inimagináveis para a marchetaria. E sem o uso de tintas. “Eu comecei a trabalhar com a marchetaria porque queria criar algo diferente, não queria fazer móveis. Hoje, usamos resíduos de árvores e madeiras de áreas certificadas. Usamos a madeira natural, sem pintura, e o céu é o limite para a quantidade de tons que podemos combinar. Assim, cada peça é única”, ressalta.

No início de sua carreira, Maqueson trabalhava basicamente com a arte sacra e o cubismo. Após alguns anos, com a ajuda do padre, foi para a Alemanha onde se especializou ainda mais em sua técnica. Estudou também na Itália e na Suíça. Retornou para Cruzeiro do Sul e inaugurou sua oficina. A partir daí, em um resgate de suas origens, passou a incluir em suas obras temas da flora e da fauna amazônica.

Sua oficina é responsável por cerca de 20 empregos diretos, produzindo objetos de arte, decoração e moda para diversas lojas e galerias do país e do exterior, além de órgãos governamentais. “Sei o que significa começar do zero e chegar até aqui. Em muitos momentos, enfrentei preconceitos e me sentia inferiorizado, por ser um `caboclo` nascido nas barrancas do Rio Juruá. Tudo o que aconteceu na minha trajetória foi muito importante. Hoje entendo que esta origem representa um diferencial do meu trabalho”, diz, emocionado.

Árvore que dá boa sombra

O primeiro plano de negócios do Sebrae na cidade de Cruzeiro do Sul foi realizado para a abertura da empresa Marchetaria do Acre, no início dos anos de 1990. De lá pra cá, a parceria continua firme. A convite do Sebrae, Maqueson já participou de diversas feiras, missões e exposições nacionais e internacionais, como a Expo Milão. Ele também já foi reconhecido, por três vezes, pelo Prêmio Sebrae Top 100 de Artesanato. “Estas feiras foram fundamentais para eu me tornar conhecido. Eu sempre tive o olhar para o mercado externo e, com o olhar muito crítico, precisamos vencer desafios de insumos e logística para conquistar os clientes, mantendo o compromisso com a qualidade e o cumprimento dos prazos”, explica. Com este foco, hoje a empresa consegue vender para todo o Brasil e para países como Japão, Estados Unidos, Itália, Catar e Emirados Árabes Unidos.

O artista, de fala calma e suave, destaca que toda sua história é de muita luta e superação. Afirma que, se um ribeirinho da floresta amazônica conseguiu chegar onde ele chegou, qualquer pessoa, com garra e persistência, pode conquistar seus objetivos. “O importante é buscar seus sonhos e não desistir nunca”, destaca.

Maqueson finaliza citando um provérbio da floresta que costumava ouvir de seu pai: “só encoste em árvore que dá boa sombra”, já que esse tipo de árvore é forte e te dá suporte. Para ele “o Sebrae é esta árvore de boa sombra, sempre oferecendo apoio a quem quer empreender”.

Foto: Lorrane Freitas/Agência Sebrae

Autoconhecimento potencializa carreira e negócios

Em: Por: Cesar Augusto de Oliveira

“Conhecer seu perfil comportamental auxilia em autoconhecimento, entendendo e potencializando suas competências, oportunidades de melhoria, compreendendo sua maneira de agir e interagir, promovendo o desenvolvimento pessoal e profissional”, destaca Silvia Salgado, psicóloga e coach, que realiza a palestra “Revolucione Carreiras e Negócios”, em Manaus, na próxima terça-feira, dia 8 de janeiro, às 19h, no Amazon Smart Offices.

A psicóloga e coach Silvia Salgado, que é analista em Perfil Comportamental, explica que o objetivo da palestra é fazer com que cada pessoa aprenda a importância de identificar possíveis GAPs (lacunas); a utilizar 100% do seu potencial, maximizar sua liderança e capacidade de Comunicação.

O evento é voltado para todo profissional de qualquer área de atuação, líder, empresário ou executivo, que precisa entender de Perfil Comportamental para alcançar sucesso em suas ações. E na compra do ingresso o participante ganha o Relatório Completo do seu Perfil Comportamental, através de um sistema de mapeamento de perfil com Índice de precisão em 99% (acima da média de mercado) contendo: Múltiplas ciências: DISC (Marston), tipos psicológicos (Jung) e valores (Spranger); e Análise 360° (onde 2 a 5 pessoas do ambiente do avaliado podem contribuir com suas percepções sobre sua personalidade).

São mais de 80 informações para análise, como: Perfil Predominante; Estilo de Liderança; Tomada de Decisão; Melhor Área de Atuação; Motivadores e Medos; Competências Comportamentais; e Pontos Fortes do Perfil.

Serviço
Palestra: Revolucione Carreiras e Negócios
Ministrante: Silvia Salgado, psicóloga e coach
Data: Terça-feira, dia 8 de janeiro, das 19h às 21h
Local: Amazon Smart Offices – avenida Rio Jutaí, 670, Nossa Senhora das Graças
Informações (92) 98165-0232 | (92) 99995-1901

Foto: Divulgação